Выбор копировального аппарата – дело серьезное, и подходить к нему надо как можно более тщательно. К сожалению, обычно при покупке копировальной машины (особенно, если это первая машина в офисе) исходят только из одного критерия – цены. И мало кто задумывается, что экономия на цене самого копира позже приведет к гораздо большим потерям на стоимости расходных материалов, технического обслуживания и сроке службы аппарата. Мало кто знает, что за время своей жизни копировальная машина «съедает» на свое обслуживание в несколько раз больше денег, чем было потрачено на ее покупку. Поэтому вопрос: «Как выбрать копировальный аппарат?» - далеко не праздный.
В статье мы специально не будем писать про цветные копиры – они принципиально не отличаются от черно-белых. Просто некоторые узлы и расходные материалы выступают в трех экземплярах (для каждого из трех основных цветов).
Также мало внимания мы уделим т.н. «домашним» аппаратам невысокой стоимости (и столь же невысокой производительности). Риск ошибиться с покупкой тут невелик. «Домашний» аппарат легко прослужит долгие годы (если вы не начнете использовать его «по серьезному» в слишком тяжелых для него условиях).
Основной критерий выбора копира – какое количество копий в месяц вы планируете на нем делать. Если вы купите копир на большее количество копий – потратите лишние деньги при покупке (а может быть, и место в офисе на размещение большего по размерам аппарата). Если вы делаете больше копий, чем указано в спецификациях копира, – то результаты могут быть куда более катастрофическими. Не рассчитанные на такую нагрузку узлы машины начнут массово выходить из строя, и сервисный инженер будет в вашем офисе постоянным гостем. Денег при этом вы потеряете куда больше. Поэтому обычно рекомендуется брать копировальный аппарат с таким расчетом, чтобы он мог делать копий на треть больше, чем вам нужно в данный момент. Это сослужит хорошую службу и в случае, если количество копий со временем возрастет (что очень часто и случается).
На втором месте по важности стоит такой параметр, как стоимость копии (или стоимость месячной эксплуатации). Этот параметр очень важен, гораздо важнее аналогичного для принтеров, например. Дело в том, что объемы печати копира очень велики, и за срок своей жизни он потребляет расходных материалов на гораздо большую сумму, чем было заплачено за сам аппарат. Сам список расходных материалов не ограничивается только стоимостью картриджа (тонера). В список в обязательном порядке входят фотобарабан, девелопер. Чтобы подсчитать стоимость месячной эксплуатации, надо поделить стоимость картриджа с тонером на количество копий в месяц и прибавить к этому числу стоимость остальных сменных деталей, деленную на их ресурс в месяцах. Желательно учесть в этой цифре и стоимость визитов сервисного инженера, так как не все детали можно заменить самостоятельно. Стоимость копии, исходя из стоимости месячной эксплуатации, посчитать легко: достаточно поделить ее на количество копий в месяц. Отметим, что чем дороже и производительнее копировальный автомат, тем дешевле обходится каждая копия.
Важный, но довольно очевидный параметр – максимальный размер копии. Обычно достаточно формата A4 (обычный машинописный лист). Для копирования разворота книги А4 понадобится модель с вдвое большим форматом – А3 (при уменьшении цифры в обозначении формата на единицу размер листа удваивается). Нужно сразу определиться, какого размера копии вам понадобятся. Тут важно не ошибиться в меньшую сторону, так как на копирах большого формата можно делать маленькие копии, но наоборот – невозможно.
Скорость копирования обычно не является первостепенным параметром при выборе. Обычно самые медленные настольные аппараты могут делать порядка трех копий в минуту, более серьезные модели должны печатать не меньше десяти листов А4 в минуту (скорость обычно указывается для стандартного листа). Важным этот параметр становится при больших объемах печати. Как правило, копировальные аппараты, способные делать большое количество копий, обладают и большей скоростью копирования. При малых объемах, если вы делаете единичные копии, гораздо важнее другой параметр – время выхода первой копии (может колебаться от двадцати секунд для недорогих моделей до пяти и меньше для более-менее профессиональных). Чем это время меньше, тем быстрее вы получите откопированный документ.